Setiap melakukan transaksi, baik yang dibeli secara langsung maupun kredit, Anda pasti memerlukan surat tanda bukti. Apalagi jika barang yang diperjual belikan memiliki nilai yang tinggi. Surat tanda bukti tersebut, tentu akan membantu Anda menyelesaikan transaksi dengan baik dan menghindarkan kesalahan baik dari pihak penjual maupun pembeli.

Ada beberapa jenis surat tanda bukti pembelian, yang paling sering dan banyak orang tahu adalah struk belanja. Struk ini biasanya diberikan usai Anda melakukan pembelian dan telah membayarnya dengan lunas, selain itu barang juga sudah di tangan Anda. Sedangkan surat tanda bukti lainnya disebut invoice, atau masyarakat lebih mengenalnya dengan nama faktur.

Invoice/faktur ini biasanya diberikan ketika Anda melakukan pemesanan barang tertentu ataupun saat Anda menyewa jasa seseorang. Pembeli dan penjual melakukan kesepakatan terlebih dulu, lalu ketentuannya ditulis di surat invoice ini. Apabila Anda tertarik membuat invoice sendiri, mungkin Anda harus mengetahui terlebih dulu format-formatnya.

Berikut ini akan dijelaskan tentang format invoice dan beberapa contohnya.

Cara Membuat Format Invoice

Sebenarnya, antara invoice satu dan lainnya terkadang memiliki format yang berbeda. Tidak ada aturan khusus bagaimana membuat format yang benar. Akan tetapi ada yang perlu diperhatikan supaya invoice yang Anda buat jelas dan transparan, sehingga tidak ada kesalahan baik antara penjual maupun calon pembeli.

Apa saja yang wajib ada dalam invoice?

  • Nama perusahaan Anda.
  • Alamat perusahaan.
  • Nomer invoice.
  • Beri kontak yang bisa dihubungi, bisa dengan nomer telephon, nomer hp, email, website, atau sosial media. Usahakan kontak tersebut yang paling sering Anda gunakan dan fast respon. Kontak ini haruslah dari penjual maupun pembeli, supaya jika ada kepentingan mendadak, bisa saling menghubungi.
  • Tanggal pemesanan dan tanggal batas pemesanan harus dicantumkan. Supaya pelanggan mendapat kepastian, kapan barang yang dipesannya akan datang.
  • Nama barang dan harga satuannya.
  • Jika barang yang dipesan adalah tipe yang harus dikirim ke rumah pelanggan, cantumkan juga alamat pemesan. Cantumkan juga nama jasa pengantar barang yang diingkan pelanggan, karena biasanya membutuhkan biaya kirim yang berbeda-beda.
  • Jika pembayarannya ada uang muka, tuliskan berapa uang muka yang telah dibayarkan dan berapa saldo yang harus dibayar.
  • Jika Anda sebuah perusahaan besar, ada baiknya memberi stempel pada invoice yang diprint dan diberikan ke pelanggan. Bubuhkan tanda tangan karyawan yang bersangkutan/yang telah melayani pelanggan tersebut.
    Format tersebut bisa dibuat dalam bentuk exel, word, sql dan lain-lain.
Cara Membuat Format Invoice

Cara Membuat Format Invoice

Contoh Format Invoice yang Mudah

Supaya Anda tidak bingung dan mengetahui dengan jelas bagaimana bentuk invoice. Di bawah ini ada beberapa contoh yang bisa Anda jadikan referensi ketika membuat invoice sendiri.

Contoh Format Invoice yang Mudah

Contoh Format Invoice yang Mudah

Keterangan:

  • Pada bagian kiri atas, adalah tempat untuk data-data pelanggan. Terdiri dari; nama pelanggan, perusahaan, alamat perusahaan, kode pos dan negara. Data seperti ini biasanya digunakan untuk pemesanan antar perusahaan, jika untuk personal, Anda bisa mengganti alamat perusahaan menjadi alamat rumah Anda.
  • Sedangkan di bagian kanan atas, adalah data-data si penjual. Data yang dicantumkan hampir sama yakni nama perusaan penjual, alamat, kode pos dan negara.
  • Ada pula data tentang detail invoice, terdiri dari: nomer invoice/faktur, nomer pemesanan, tanggal pemesanan, batas waktu yang disepakati dan tanggal pembayaran.
  • Pada tabel ada data-data untuk barang. Terdiri dari; nama barang, harga satuan, jumlah barang, harga pemesanan barang, sampai total yang harus dibayarkan.
  • Tambahkan juga nomer telephon atau email pada masing-masing data penjual dan pembeli, supaya transaksinya lebih aman.

Semoga uraian mengenai format invoice, cara pembuatan, beserta contohnya tersebut dapat bermanfaat untuk Anda. Anda bisa memodifikasi sendiri bentuk invoice sesuai kebutuhan. Selamat mencoba.